同じような情報、社員がそれぞれ持ってるならkintone（キントーン）で一つに集約
突然ですが「オキブング」ってご存知ですか？それは文具メーカー「コクヨ」が展開するの商品の名前です。
↓手前にあるのがオキブングの一例（画像はコクヨのサイトからお借りしました）
「オキブング」は、オフィス内で使うカッター・はさみ・ステープラーやその針などを社員が個別に持つのではなく共有コーナーに置いて共同で使う！という考えのもとに開発された商品です。
オキブングを使えば…
・同じような文具を社員ごとに持つ必要がない
・文具収納スペースが少なくて済む
・文具の残量や状況が誰でも一目で分かる
のですが「これって文具だけじゃなくて情報にも言えるんじゃない？！」
ある日、私の頭にこの言葉が浮かびました。
同じような情報を各自が持ってる現状
仕事は社員それぞれ違うけど仕事の元になる情報は同じ。オフィスにはそういった情報が沢山あります。
元になる情報をＡさんが紙やＥＸＣＥＬデータで作成する。それをＢさんが加工して紙やＥＸＣＥＬデータにしてＣさんに渡して…次はＤさんに。オフィスではよくある風景です。
例えばアシストの場合なら複合機のカウンター数値が「元になる同じ情報」でした。カウンター数値の多くはメーカーが通信回線を利用して自動検針するのですが、お客様の環境や機種によってはアシストが目視検針する機械もあります。その目視情報を担当者それぞれが独自に持っていました。
①営業担当がお客様を訪問してカウンター値を目視検針
↓
②業務担当が営業から報告された数値をメーカーに報告
↓
③経理担当が業務から報告された数値を元にお客様に請求
３人の担当者それぞれが情報を持って、加工や転記をしている状況だったのです。
使う情報が同じならkintone上に置けばいい
さっそくkintoneで新しいアプリを作成しました。新しいアプリを作成すると言っても操作はとてもシンプル。アプリはＥＸＣＥＬで表を作るような感覚で作れます。
↓お客様名と月別検針値欄を用意して、使用枚数欄には計算式をセットしました
情報をkintoneに置いたら…
情報の置き場所をkintoneにしてから２ケ月経ちました。結果は「変えて良かった！」と思うことばかりです。
①検針結果はスキマ時間にどこからでも入力出来る
②未検針の機械を誰でも確認出来る
③お客様の使用枚数を時系列に確認出来る
④過去の数値を誰もが簡単に調べられる
などなど…
リコーが販売するRICOH kintone plus（リコー キントーン プラス）なら情報の一覧表に検索窓も作れるので、欲しい情報を簡単に選び出せます。
↓「月」「営業担当」「報告日」で検索可能
誰もが情報を見られるようになると…
こうして新たに作成したアプリは「ポータル」というkintoneのトップ画面から選択出来るようにしています。なので、担当外の営業も、業務担当も、社長である私もワンクリックで情報を見ることが出来ます。
誰もが情報にアクセスしやすくなったおかげで、営業担当が気付かないことを他の誰かが発見したり、業務担当が急に休んだ場合でも他の人が対応しやすくなりました。
↓アシストのkintoneポータル画面
情報の置き場所は一つ＆情報にたどり着くのが簡単
ストレス無く時間のムダ無く仕事するにはコレがとても大切だとあらためて感じたカイゼンでした。
同じような情報を社員それぞれ持っている。これを一つに出来たら時短に出来るのに…と感じていたら、kintoneで解決出来るかも知れませんよ！（浅野）
2024.01.29
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