取引先とのコミュニケーションにもkintone（キントーン）
あなたは取引先との連絡にどんなツールを使っていますか？
近頃は「ライン」を使う方も多いようですが、取引先がそれなりの規模になると連絡手段は「メール」です。（←アシストの場合）
メールは使い慣れた連絡手段で、記録が残る良さもあります。ただ、その記録は一本のメールという「点」の記録。
・お客様への提案内容の変化過程
・新たな取り組みに対する進捗状況
・クレームやトラブルへの対応状況
それは誰のどんな言葉から始まって、途中にどんな流れがあって、これからどう対処しようとしているのか。あるいはどう決着したのか。関わる人のメールを読んだり会話を思い出しながら、一つの「線」として情報まとめるのは大変ですよね。
でも、こういった「線」になった、言い換えれば体系的にまとまった情報の共有が質の高い仕事につながる。私はそう思っています。
毎日メールでやり取りする取引先と、連絡・情報共有する良いしくみはないか？
私の頭に浮かんだのはkintone（キントーン）のゲストスペース機能です。
↓リアルな会話も体系的にまとまった情報があればより深まります
欲しかったのは井戸端
欲しかったのは井戸端（いどばた）のような場所。
「井戸端って何？」って思う人も多いかも知れませんね。かく言う私もホンモノの井戸端を見たのは半世紀以上前ですし(^^;
井戸端は「井戸」という共同の水場周辺のことで、水くみや洗濯のために人が集まった場所。井戸端に集まった人は、水仕事に手を動かしながら、いや時には手が止まったまま（笑）世間話や噂話をしていたそうです。
そう、欲しかったのは雑談が生まれる場所です。今なら社内のカフェスペースや喫煙コーナーがオフィスでの井戸端と言えるかも知れません。
クラウド上にオフィスの井戸端を作って、思い付いたこと・小耳にはさんだ情報・ちょっと聞いてみたいことなどを好きなときに書き込める。それを読んだ人が好きなときに書かれた言葉に反応出来る。しかも取引先の担当者と。
雑談やちょっとした情報提供を重ねる中から
・アイデアが浮かぶ
・トラブルを未然に防ぐ
・お互いを深く知る
ことが出来るようになると思うのです。
そのために必要なのが記録を保管する場所＆会話する場所。kintone（キントーン）のゲストスペースはこの二つを同時に満たしてくれそうじゃない？と思いました。
↓自社サイトのトップ画像、実は井戸端のイメージ
スレッド機能と情報保管アプリ一つからスタート
キントーンのゲストスペースは文字通り「ゲスト」用の場所。ゲストスペースでの会話も情報閲覧もスペースに招待された人にしか出来ません。
今回は取引先のマネージャーと私の総勢三名だけが入れるゲストスペースを作成しました。そこで最初に使ったのはスレッド機能です。
■スレッド
ＬＩＮＥのような使い方と言うとイメージしやすいでしょうか。会話が時系列で縦に並んで、会話途中に添付ファイルも差し込めます。実際の画面はこんな感じです。
↓サイボウズ社のヘルプサイトからお借りした画像
スレッド内で会話を始めて間もなく取引先から一つの要望が出てきました。
「チラシや資料を共有（保存・保管）できるスペースみたいなものって作れるのでしょうか？」
使いながら出てくる要望に対して即！対応出来るのがキントーンの良いところ。さっそくアプリ作成機能を使って情報を共有するための場所「情報箱」を作りました。
■チラシや資料を保管するため作ったアプリ「情報箱」
「情報箱」にはＰＤＦ化された資料やパワーポイントで作成されたチラシをテーマ別にファイリング出来るように作成しました。
メールの添付ファイルからＥｍｏｔｅｔ（エモテット）などのウィルスに感染する事例が多く発生している今日この頃。メールを使わずに取引先とファイルのやり取りが出来る「情報箱」は作って良かった！
↓アシストで実際に使っている様子
ひがし北海道を楽しんで欲しくて作ったアプリ「遊び箱」
このゲストスペース。使い始めて間もなく、ココで私が以前からやりたかった事をやってみたい！という欲望（笑）が生まれてきました。
それは…釧路のファンを増やすこと！（←ここだけ色を変える力の入れっぷり）
取引先の担当者はほとんどが転勤族です。釧路で仕事が出来るのは３年から４年だけ。その間に釧路で楽しい思い出が沢山あれば釧路を好きになってくれるんじゃないか。釧路のファンになってもらえるんじゃないか。
楽しんでもらえそうなイベントやお店の情報を、仕事関係の情報と別な入れ物「遊び箱」に入れることにしました。
いや、私がお知らせしなくてもスマホを開けば情報は山ほど出てきますよ。でも逆にあり過ぎて選べないという面もありますよね？
だから敢えて私が選んだ情報をお知らせする。その情報が転勤族の釧路ライフを少しでも楽しく出来たらいいな。そんな気持ちで「遊び箱」を作りました。
■アプリ「遊び箱」
遊び箱で紹介したイベントには都合が合えば私も参加してガイド役も務めます。その場で撮影した写真をイベント終了後に「遊び箱」にアップロードしてプチアルバムとしても使えるようにしました。
「遊び箱」を作って半月後の2022年12月に行われた「ろばた体験まるごとツアー」には私も含めて三名で参加。一緒に参加した転勤族さんには「釧路に来て初めて炉端に行けました！炉端って雰囲気はいいし美味しいし最高ですね」と大変喜んでもらえて…情報提供した私も感激しました。
↓釧路市末広にある炉ばた「鱗」さんで
よい仕事はよいコミュニケーションから
よい仕事はよいコミュニケーションから生まれる。
これは私が常々感じていることです。
そのためにはコミュニケーションしやすい環境を作ること。コミュニケーションを重ねること。その先に信頼や理解が少しずつ生まれて、よい仕事へとつながると私は思います。
毎日リアルで会って密にコミュニケーションが取れているとか、ラインを使って頻繁に連絡を取り合っているならそれも良し。
それ以外にこんなやり方もありますよ！という一例をお知らせしました。それぞれの環境にあったしくみを上手く使ってストレスのないコミュニケーションを取りたいですね。（浅野）
2023.06.26
kintoneをアシストで使ってみたシリーズ
■見えれば続く？社員の健康サポートをkintone（キントーン）でやってみた
