たのしごと空間のご紹介

商蔵奉行クラウドを導入してみました

2023年3月、アシストは販売仕入管理アプリ「商蔵奉行クラウド」を導入しました。

↓ これが導入のキッカケです。

長年使っていたサーバーのアラームランプが点灯したのです。遂に寿命が来てサーバーが死んでしまったーーー?!これから一年で一番忙しい時期なのに(涙)と打ちひしがれていたら…

幸いサーバーは生きていました。アラームランプが点灯してもデータにアクセスすることが出来たのです。

でも、いつアクセス不能な状態になるのか予想も付きません。とにかくサーバー内の最新データをコピーしなくては!と、ドキドキしながらデータバックアップ作業をしました。

 

アプリは買取型にする?利用型にする?

コロナ禍で業績が悪化した為にサーバーの入替は延期していましたが、次はどうする?と社内で何度となく話題になっていまして…

・次もサーバーを導入する
・サーバーをやめてクラウドを利用する

の、どちらを選ぶかの結論がなかなか出ない状況でした。

そもそもアシストでのサーバーの使用目的は以下の3つです。

①販売仕入管理アプリの運用
②各種書類の保管
③受信ファクス画像の保管

このうち、③は2年前からkintone(キントーン)というクラウド型アプリに完全移行。②は移行途中でした。

↓ 受信ファクスは今なら自席からもスマホからも閲覧可能です

サーバーを使うか・やめるかの結論が出なかったのは①の販売仕入管理アプリが原因です。

販売仕入管理アプリを買取型にするか利用型にするか。費用面と運用面で悩んでいたのです。

しかし!もう悩んでいる時間はありません。

・サーバーはいつ死亡するかどうか分からない状況

・今からサーバーを発注しても設置設定が終わるまで時間がかかる

・サーバーの設定が終わらないと販売管理アプリを導入出来ない

・一年で一番忙しい年度末に請求業務を止められない

・自然災害の多い釧路だからこそ販売管理データにBCP対策が必要

この点を考えれば、選択肢はクラウドの利用型しか無いと結論を出しました。

 

選んだのは商蔵奉行クラウド

アプリはOBCの商蔵奉行クラウドにしました。

理由は…それまで使っていたのが買取型の商蔵奉行だったこと。さらにはデータコンバートや慣れ親しんでいる操作のことを考えると、一番スムーズに移行できる選択だと思ったからです。

2月27日:サーバーにアラームボタン点灯
 ↓
3月 1日:商蔵奉行クラウド発注
 ↓
3月 6日:商蔵奉行クラウド入手

途中土日を挟んだものの、問題発生から一週間で後継アプリのインストール作業を始められました。

 

商蔵奉行クラウドを選んで良かったこと

商蔵奉行クラウドを導入して半年経ちました。良かったことは…

< 大切なデータが守られている安心感がある >

日本各地で地震や大雨の被害が発生している昨今。会社の大切なデータが事務所とは別な場所にあるのは安心です。

 

< パソコン入替時の作業負担が少ない >

パソコンの入替が発生しても、新しいパソコンに対して行うのはアプリの環境構築だけ。データはクラウド上にあるので移行の必要がありません。

 

< 税制対応が細やか >

2023年10月スタートのインボイス制度へのアプリの対応が細やかで、事務担当者の負担を軽減してくれました。

前もって何を準備するか、それはいつまでに終わらせるのが良いかなどの情報も分かりやすくて助かりました。

 

< アプリのアップデートにかかる作業負担が無い >

アプリのアップデートはアプリの起動時に「OK」をクリックするだけで済むので作業負担はほぼゼロです。

↓ 更新が必要なときはこんな画面が出ます

 

商蔵奉行クラウドを選んで手放したこと

商蔵奉行クラウドを導入すると決めた時に手放したことがあります。それは…

営業担当者が自席で販売管理アプリの数字を閲覧することです。

買取型アプリのときは一度に3アカウントまでアクセス可能でしたが、商蔵奉行クラウドを契約するにあたってアカウントを1つにしたのです。

まず最小限の構成でアプリを導入。使ってみて不便だとなったらアカウントを増やす。そのような契約が可能な商品なのでミニマムスタートすることにしました。

その代わりに…という訳でもないのですが、業績の進捗は販売管理アプリを使わなくても日々知ることが出来るようにkintone(キントーン)を利用しています。

事務担当者が販売管理アプリでの集計結果をkintoneに入力。kintoneを立ち上げるとトップ画面に業績グラフが表示されるようにしたのです。

↓トップ画面のグラフ

 

商蔵奉行クラウドを導入するにあたって注意すること

サーバーのトラブル発生から一週間でのアプリ引っ越し。年度末の繁忙期にそれがスムーズに出来て本当に良かったと思います。

この記事を読んで「ウチも導入を検討しようかな…」と思った方へ注意点を二つお知らせします。

 

< 注意1> 事業所別に契約が必要です

買取型の商蔵奉行から切替しようとするお客様で、「データ領域管理」機能を使って複数の事業所の処理をしている方は事業所の数だけ契約が必要です。商蔵奉行クラウドにはデータ領域を切り替えて使う機能がありません。

 

< 注意2 > 利用出来るデータ量に上限があります

商蔵奉行クラウドは利用できるデータ量(売上や入金等の伝票明細合計件数)の上限があります。上限数の異なる契約が用意されていて、使用量が上限に近くなったら上位の契約にレベルアップすることが出来ます。

 

アシストで半年使ってみた感想はここまで。もしも「こういう処理はどうなの?」と気になることがあれば、私か営業担当者に直接問い合わせて下さい(浅野)

2023.09.15

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