たのしごと空間のご紹介

受信した注文ファクスはクラウドに自動転送して営業と業務でシェア

何だかんだ言っても受注はまだファクスが多い

はい、これはアシストのことです。あなたの会社では商品の注文や作業の依頼は何経由が多いですか?

メール、LINE、メッセンジャー、電話、ファクス、ウェブサイトなどなど、受注方法は一つじゃないと思います。もしもファクスでの受注割合がそれなりにあるようでしたら、この方法があなたのオフィスの業務改善につながるかも知れません。良かったら読んで下さい。

事務用品のご注文はファクスが多いです

どこにいても注文状況が分かるように

ファクス経由の注文はオフィスにある複合機からプリントアウトされるのが基本ですよね。営業担当者はオフィスに戻るかオフィスにいる業務担当者から連絡をもらうまで注文の詳細を知ることが出来ません。

業務担当者にしても、テレワークや時短勤務でオフィスに居なければファクス経由の注文をタイムリーに知ることが出来ない。かつてのアシストはそんな状況でした。

kintoneと複合機とアプリで解決

どこにいてもファクス経由の注文が分かるようにしたい。この要望を実現する為にアシストは3つの道具を使いました。

①サイボウズの業務改善アプリ→kintone
②リコーの複合機→IMC2500F
③リコーの複合機用アプリ→カンタンドキュメント活用 for kintone

kintone(キントーン)?何それって思いました?追々説明しますので少々お待ちを(^^;これは業務改善用のアプリで、アシストでは顧客情報管理がしたくて使い始めました。(→詳しくはバラバラな顧客情報が一つにまとまった!を読んで下さい)実はこのkintone、他の色々なアプリと連携が出来るんです。リコーの複合機用アプリと連携すれば、複合機で受信したファクスデータをkintoneに取り込めるんですよ。

ファクスデータをkintoneに取り込める???ますます分からなくなってきたわ!ですよね(笑)これから解説します。

そもそもkintoneて何?

kintoneはサイボウズという会社が提供しているアプリ。kintoneを使えば、クラウド環境に社内のデータを置いてカンタンに検索・加工することが出来ます。更にはデータを元にkintone上で社内コミュニケーションが出来る。いわばクラウド上にオフィスを作れるようなアプリです。

アシストで使っているkintoneのトップ画面は2021年6月現在こんな感じ。使い始めてまだ9ケ月目の今は、顧客情報・契約情報・車両情報・商品情報、そして受信ファクスデータをkintoneに置いています。このトップ画面にログインすれば、社員はパソコンやスマホを使っていつでもどこからでもデータを見たりコメントすることが出来るのです。

アシストのトップ画面

・お客様にあの機械をいつ導入してもらったんだっけ?
・あの機械の保守契約はいつまでかな?
・以前起きたトラブルはどんな経緯で起きたんだっけ?
・名刺交換した担当者の名前は何といったかな?
・お客様に紹介したい商品情報はどこに保管したっけ?

こんな風に情報を調べたいときってありますよね。kintoneにデータを置いておけば欲しい情報にカンタンにたどり着けます♪

どんな風にファクスデータを受け取るの?

①複合機がファクスを受信
 ↓
②受信したファクス画像を複合機がPDFに加工
 ↓
③出来上がったPDFを複合機がkintoneに送信

こんな流れです。複合機がkintoneへの送信を完了した後にkintoneトップ画面の受信ファクスというアイコンをクリックすると下のような画面が出てきます。

受信ファクス一覧

複合機が受信したファクス情報が時系列に並んで表示されます。表示される項目は…

・受信日時
・受信文書
・送信元のファクス番号
・送信元の名称
・送信元のアシスト担当者

※ここで送信元のファクス番号が分かるので、迷惑ファクスの受信拒否設定が出来るようになりました。(→詳しくは不要な広告ファクスは受信拒否でスッキリを読んで下さい)

受信文書欄に付いている表示ボタンをクリックすると受信ファクスの画像を見ることが出来ます。画像はダウンロードも可能です。

受信したファクス画像

受信ファクスを画像で見られるだけじゃない

kintoneに受信ファクスを取り込むと画像を見られるだけじゃありませんよ!ファクスを受信すると自動的に電話帳が作成されます。そこに取引先名と社内担当者を登録します。

電話帳の画面

電話帳内の取引先詳細を見るボタンをクリックすると…今までに受信したファクスが取引先ごとにまとまって表示されます。過去の注文や連絡事項を確認したいときに便利です。

取引先詳細の画面

さらに!社内担当者にファクスが届いたことを自動でメールしてくれる機能があります。外出中の担当者にはありがたい機能ですよね!

社内担当者欄に営業と業務の担当者を両方登録しておけば、二人には同時にファクス受信のお知らせメールが届きます。二人が同じ情報を同じタイミングでシェア出来るので、その後の商品手配や納期連絡もスムーズに運びます。

ファクスはいずれ無くなる

この記事を書いた翌日の2021年6月16日、北海道新聞にこんな記事が出ていました。今まで40年以上オフィスの必需品になっているファクスも近い将来に無くなるでしょう。

ファクス、全省庁で廃止 原則6月末まで、道内の出先機関も対象

北海道新聞より

ただ…企業の場合、お客様あってのビジネスなので「ウチは来月からファクスやめます!」は難しいですよね。ファクスが無くなるまでの移行期間「受信ファクスのデータ化」を一つの対応策として使ってもらえたらと思います。(浅野)

2021.06.15

kintoneで業務改善シリーズ 

バラバラな顧客情報が一つにまとまった!

複合機で業務改善シリーズ

不要な広告ファクスは受信拒否でスッキリ

 

ページ最上部へ